La Casación 36773-2023-La Libertad, emitida por la Cuarta Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria de la Corte Suprema, constituye una decisión particularmente relevante por las implicancias que introduce en materia probatoria y de seguridad jurídica laboral, ya que establece como doctrina jurisprudencial obligatoria, conforme al artículo 22 del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial, que el vencimiento del plazo legal de conservación documental no impide que el empleador soporte consecuencias procesales derivadas de la inexistencia de registros históricos de asistencia.
El caso surge a partir de una situación relativamente frecuente en los procesos laborales: un trabajador reclama el pago de horas extras correspondientes a varias décadas de servicios y la empresa sostiene que no puede exhibir los controles de asistencia porque el ordenamiento jurídico únicamente imponía su conservación durante cinco años, conforme al artículo 6 del Decreto Supremo 004-2006-TR y al artículo 3.4 del Decreto Legislativo 1310. Sin embargo, la Cuarta Sala Suprema rechaza dicha defensa y concluye que la ausencia de documentación constituye una conducta obstructiva que activa la presunción judicial prevista en el artículo 29 de la Ley Procesal del Trabajo.
Esta decisión merece una revisión cuidadosa porque, aunque invoca principios como la tutela procesal efectiva y la facilitación probatoria, termina alterando significativamente el equilibrio existente entre conservación documental, prescripción y seguridad jurídica.
El primer aspecto discutible radica en la forma en que la sentencia interpreta las normas sobre conservación documental. El Decreto Supremo 004-2006-TR y el Decreto Legislativo 1310 establecen expresamente un límite temporal de cinco años para la conservación de determinados registros laborales; sin embargo, la Cuarta Sala Suprema considera que dicho plazo tendría únicamente efectos administrativos y que no podría ser invocado en sede jurisdiccional para justificar la inexistencia de documentación histórica.
Esta interpretación conduce a una consecuencia difícil de conciliar con la lógica de nuestro sistema jurídico, ya que el empleador termina soportando consecuencias procesales por haber actuado dentro de una habilitación expresamente prevista por la ley. Si el ordenamiento permite legítimamente dejar de conservar determinada documentación luego de un periodo específico, resulta preocupante que posteriormente la inexistencia de esos documentos sea valorada judicialmente como una conducta obstructiva o como una vulneración al deber de colaboración procesal, convirtiendo en la práctica una obligación temporal de conservación documental en una obligación de duración indefinida.
La Cuarta Sala Suprema intenta justificar esta conclusión apelando a la necesidad de evitar una denominada “prueba diabólica” para el trabajador y enfatizando la existencia de una asimetría estructural en las relaciones laborales. Sin embargo, aun admitiendo la necesidad de mecanismos reforzados de tutela procesal en el ámbito laboral, ello no autoriza a desconocer el contenido expreso de las normas vigentes ni a sustituir el diseño legislativo existente.
El Derecho del Trabajo tiene una función protectora evidente; incluso uno de los fundamentos centrales del proceso laboral consiste en evitar que la desigualdad propia de la relación de trabajo sea trasladada al proceso y posteriormente a su resultado. No obstante, esa protección debe desarrollarse dentro del marco establecido por el propio legislador. La propuesta desarrollada por Jordi Ferrer Beltrán sobre los estándares de prueba atribuye a estos una función orientada a racionalizar las decisiones judiciales y distribuir el riesgo de error en la actividad probatoria. Su finalidad consiste precisamente en evitar decisiones basadas únicamente en intuiciones o valoraciones subjetivas del juzgador. Los estándares probatorios constituyen reglas destinadas a determinar el grado de suficiencia requerido para considerar acreditada una hipótesis fáctica (Ferrer Beltrán, Jordi, Prueba sin convicción. Estándares de prueba y debido proceso, Madrid: Marcial Pons, 2021).
Precisamente a partir de esa función institucional atribuida a los estándares probatorios, el problema que presenta la casación comentada no radica en la admisión de mecanismos de facilitación probatoria, sino en que dichos mecanismos terminan neutralizando reglas legales expresas sobre conservación documental.
La situación resulta todavía más discutible cuando se analiza el sistema jurídico laboral en su conjunto. La argumentación desarrollada por la Sala Suprema parece partir de la idea de que la limitación temporal de la conservación documental podría generar espacios insuficientes de tutela para el trabajador. Sin embargo, el ordenamiento peruano contiene una estructura temporal razonablemente coherente entre el plazo de prescripción de las acciones laborales y el deber de conservación de documentación.
La Ley 27321 establece que las acciones por beneficios sociales prescriben a los cuatro años desde el cese laboral. Paralelamente, el régimen legal de conservación documental exige al empleador conservar determinada información laboral durante cinco años. La relación temporal entre ambos plazos no es casual, ya que el sistema garantiza al trabajador un plazo suficientemente amplio para ejercer su derecho de acción y, simultáneamente, impone al empleador una obligación de conservación documental incluso superior al propio periodo prescriptorio. La estructura temporal construida por el legislador parece responder a una lógica de equilibrio: garantizar un plazo suficiente para el ejercicio del derecho de acción y, paralelamente, imponer una obligación documental que permita una defensa razonable durante dicho periodo.
La experiencia judicial demuestra además que controversias vinculadas al pago de horas extras históricas suelen surgir varios años después de culminada la relación laboral, precisamente cuando la disponibilidad documental comienza a convertirse en un problema probatorio relevante. Ello permite advertir que la discusión no es meramente teórica, sino que presenta efectos concretos sobre la capacidad real de defensa de las partes dentro del proceso.
El año adicional de conservación documental cumple precisamente una función preventiva razonable frente a eventuales contingencias judiciales. En otras palabras, el diseño legislativo buscó una correspondencia entre la posibilidad de reclamar judicialmente y la disponibilidad de elementos documentales mínimos para sustentar la defensa. Por ello, afirmar que el sistema genera una situación de indefensión para el trabajador desconoce que existe una coordinación normativa deliberada entre prescripción y conservación documental.
Al sostener que el empleador debe asumir consecuencias procesales respecto de documentos cuya conservación ya no era legalmente exigible, la sentencia termina trasladando al ámbito jurisdiccional una obligación cuya extensión temporal había sido previamente delimitada por el legislador. La consecuencia práctica es que el plazo de conservación documental deja de funcionar como un límite normativo real y pasa a convertirse en una referencia meramente formal, pues la ausencia de documentación continúa produciendo efectos procesales negativos incluso después de extinguido el deber legal de custodia.
El problema tampoco es exclusivamente técnico-procesal. La decisión compromete directamente el principio de seguridad jurídica, entendido como la posibilidad de prever razonablemente las consecuencias jurídicas derivadas del cumplimiento de la ley. La obra de Manuel Atienza sobre argumentación jurídica enfatiza la necesidad de que las decisiones judiciales se encuentren racionalmente justificadas y puedan ser sometidas a control, evitando que la actividad interpretativa derive en espacios de discrecionalidad arbitraria (Atienza, Manuel, Las razones del Derecho. Teorías de la argumentación jurídica, Madrid: Centro de Estudios Constitucionales, 1991).
En ese orden de ideas, resulta difícilmente compatible con dicho principio que el ordenamiento permita legítimamente dejar de conservar determinada documentación y que posteriormente esa misma conducta sea interpretada judicialmente como una forma de obstaculización procesal. La contradicción resulta evidente: por un lado, la sentencia reconoce que la obligación legal de conservación desaparece luego de cinco años; pero, por otro, convierte la inexistencia de esos documentos en un elemento capaz de generar consecuencias desfavorables para quien actuó conforme al propio marco normativo vigente.
Otro aspecto discutible aparece cuando la Cuarta Sala Suprema intenta justificar una conservación prolongada sobre la base de los avances tecnológicos y la posibilidad de digitalización documental. El razonamiento parece partir de la idea de que las actuales herramientas tecnológicas han reducido significativamente los costos asociados al almacenamiento de información y que, por esa razón, la conservación de registros históricos ya no supone una carga relevante.
Sin embargo, esa consideración puede ser pertinente dentro de un debate legislativo o de política pública, pero presenta dificultades cuando se traslada al plano jurisdiccional. La posibilidad técnica de conservar información indefinidamente no equivale a la existencia de una obligación jurídica de hacerlo. Una cosa es advertir la conveniencia de modificar el régimen legal vigente y otra distinta es incorporar, mediante interpretación judicial, consecuencias normativas que el legislador expresamente no estableció.
El problema de fondo no radica en reconocer mecanismos de tutela probatoria para el trabajador. Esa lógica forma parte de la propia naturaleza del proceso laboral y responde a la necesidad de corregir desigualdades materiales existentes en la relación de trabajo. El problema aparece cuando esos mecanismos son utilizados para desplazar límites normativos expresamente definidos por el legislador y alterar el equilibrio existente entre derecho de acción, conservación documental y seguridad jurídica.
La protección del trabajador constituye un objetivo constitucionalmente legítimo; sin embargo, esa finalidad tampoco puede llevar a desconocer reglas cuya función consiste precisamente en otorgar previsibilidad a las relaciones jurídicas. La discusión planteada por la Casación 36773-2023-La Libertad trasciende el debate sobre horas extras o conservación documental. Lo que realmente se encuentra en discusión es hasta qué punto la interpretación judicial puede extender obligaciones que el propio ordenamiento estableció con un límite temporal determinado o alterar, por vía interpretativa, el equilibrio diseñado por el legislador entre tutela procesal y seguridad jurídica.
