1.Introducción: ¿segunda vs cuarta?
La Casación Laboral 3579-2025 La Libertad, constituye la ratificación de postura asumida por la Segunda Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria de la Corte Suprema (2 SDCYST), sobre la aplicación del Decreto Legislativo 1310 y el plazo máximo (5 años) para la exigibilidad de la obligación del empleador de conservación de documentos laborales, que fuera cuestionada recientemente por la Cuarta Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria (4 SDCYST) en la Casación Laboral 36773-2023 La Libertad, la cual hemos analizado en un ensayo anterior[1].
Este debate judicial pone sobre la mesa un problema de orden probatorio procesal: ¿hasta cuándo puede exigirse a un empleador que conserve documentación laboral que, además de servir como prueba, contiene datos personales de trabajadores y extrabajadores? La utilidad eventual de un documento no debería confundirse con un deber permanente de conservarlo.
Analizado desde el principio de limitación de la conservación, trabajado por Hendrickx[2], la información personal solo debería mantenerse mientras exista una finalidad jurídica vigente, identificable y proporcional.
En esa línea, la 2 SDCYST establece como doctrina jurisprudencial que los empleadores solo están obligados a conservar libros, constancias de pago, boletas y registros laborales -incluidos los de asistencia y sobretiempo- por un periodo no mayor de 5 años desde su emisión o generación, salvo regímenes especiales. Superado ese plazo, la prueba de los derechos cuya antigüedad lo exceda corresponde a quien los alega.
Dicho órgano judicial parte de un dato relevante: en los procesos laborales no existía una lectura uniforme sobre el tiempo durante el cual debía conservarse esta documentación. Por ello, al amparo del artículo 22 del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial (LOPJ), fija una doctrina jurisprudencial compuesta por cuatro criterios:
- El deber de conservación se limita a 5 años;
- Vencido ese plazo, prueba quien afirma el derecho;
- La falta de exhibición de documentos todavía exigibles puede generar el reconocimiento de derechos hasta por los cinco años anteriores al cese; y,
- No resulta válido imponer una conservación mayor sin afectar el literal a) del numeral 24 del artículo 2 de la Constitución.
Leídos conjuntamente, esos criterios muestran que el plazo de conservación no solo ordena archivos empresariales, también condiciona la carga probatoria y delimita el tiempo durante el cual resulta justificable mantener datos personales incorporados en documentos laborales.
Así, si la finalidad que justificó el tratamiento desaparece, o si la ley ya fijó un plazo específico, mantener la información exige algo más que una invocación genérica de utilidad.
2. El límite temporal regula la conservación, no la existencia del derecho
Conviene precisar, en primer lugar, qué es lo que realmente decide la Casación Laboral 3579-2025 La Libertad, pues la misma no crea un nuevo plazo de prescripción ni sostiene que los derechos laborales se extingan por el transcurso de 5 años. Lo que hace es delimitar el periodo durante el cual la ley obliga al empleador a conservar determinados documentos y, una vez agotado ese plazo, reorganizar la discusión probatoria.
La 2 SDCYST sustenta ese límite en tres disposiciones concordantes:
- El artículo 6 del Decreto Supremo 004-2006-TR, exige conservar los registros de asistencia hasta por cinco años desde su generación
- El artículo 1 de la Ley 27029 -que modificó el artículo 5 del Decreto Ley 25988-, fija un plazo que no excede de 5 años para libros, correspondencia y documentos vinculados con la actividad empresarial, contado desde el hecho, la emisión del documento o el cierre de planillas
- El numeral 3.4 del artículo 3 del Decreto Legislativo 1310, dispone que los documentos y constancias de pago de obligaciones laborales económicas se conserven solo hasta 5 años después de efectuado el pago, criterio que debe ser observado por instancias administrativas, inspectivas, judiciales y arbitrales.
Esta lectura evita una confusión frecuente en lo que respecta a tratar el deber de archivo como si fuera una carga indefinida de disponibilidad probatoria.
La legislación laboral exige conservar documentos para facilitar fiscalizaciones, verificar el cumplimiento de obligaciones económicas y tutelar derechos, pero lo hace dentro de plazos determinados. Vencido el plazo, el documento puede seguir siendo útil si existe y resulta pertinente; lo que ya no puede presumirse es que el empleador estaba obligado a conservarlo solo porque el hecho discutido ocurrió durante la relación laboral.
De esta estructura normativa se desprende que la finalización del plazo legal no impide discutir hechos antiguos, pero sí cambia las condiciones para probarlos. Una pretensión relativa a periodos anteriores puede subsistir si jurídicamente corresponde; lo que no subsiste, por ese solo hecho, es la obligación de conservar indefinidamente documentos que alguna vez pudieron servir para acreditarla o controvertirla.
En términos prácticos, el juez debería distinguir tres planos que a veces suelen superponerse: (i) si el derecho invocado subsiste conforme a las reglas sustantivas aplicables; (ii) si el documento solicitado todavía se encontraba dentro del plazo legal de conservación; y, (iii) si vencido dicho plazo, existen otros medios de prueba que permitan acreditar o desvirtuar los hechos alegados.
Esa separación impide que la ausencia de un documento antiguo sea tratada, sin más, como incumplimiento probatorio del empleador.
3. Criterios sobre carga probatoria: consecuencias de la falta de exhibición
La diferencia entre derecho y conservación documental adquiere mayor peso cuando se analiza la falta de exhibición. La Ley 29497 – Nueva Ley Procesal del Trabajo (NLPT) permite valorar la conducta de las partes y extraer consecuencias cuando una de ellas obstaculiza la actividad probatoria. Pero esa valoración presupone algo básico, y es que la conducta exigida todavía era jurídicamente obligatoria al momento del requerimiento.
Los criterios segundo y tercero del considerando octavo de la Casación Laboral que es materia de análisis concretan esa diferencia. Si los derechos invocados exceden los 5 años, prueba quien los alega; si el empleador no exhibe documentos cuya conservación seguía siendo exigible, el juez podrá reconocer los derechos reclamados por un periodo de hasta 5 años anteriores al cese.
Por eso, la falta de exhibición solo debería generar consecuencias adversas cuando el documento requerido debía encontrarse todavía bajo custodia del empleador. Si el plazo ya había vencido, no parece razonable convertir esa ausencia en una presunción automática contra quien dejó de conservar información que la ley ya no le exigía mantener. De lo contrario, una regla procesal de colaboración terminaría extendiendo, por la vía indirecta, una obligación material de archivo.
El mismo criterio se proyecta sobre el trabajo en sobretiempo. La 2 SDCYST reconoce que la omisión o deficiencia del registro no impide ordenar el pago si el sobretiempo se realizó efectivamente, pero precisa que la sola afirmación del trabajador no basta: deben existir otros medios probatorios o, cuando menos, indicios razonables de su realización.
La construcción desarrollada por dicho órgano judicial no elimina las consecuencias derivadas de la falta injustificada de exhibición, sino que las vincula con la existencia previa de una obligación jurídica de conservación.
Esta conexión evita que una herramienta procesal extienda retrospectivamente un deber documental que el ordenamiento había sometido expresamente a un límite temporal y permite que la distribución de la prueba se adecue a la situación jurídica existente al momento en que se requiere determinada información.
La precisión permite ordenar adecuadamente el análisis probatorio, pues la facilitación de la prueba no supone prescindir de todo estándar mínimo de acreditación, especialmente cuando se discuten periodos antiguos o información cuyo plazo legal de conservación ya concluyó. En esos casos, el juez puede valorar indicios, declaraciones, documentos complementarios y conductas procesales, pero sin imponer retrospectivamente deberes documentales que ya no estaban vigentes.
4. Conservación documental y datos personales
El otro aspecto relevante es que la documentación laboral no es solo una fuente de prueba. Libros, boletas, registros de asistencia, controles de sobretiempo y otros documentos contienen información de personas identificadas o identificables; por tanto, conservarlos supone también mantener datos personales.
La digitalización hace más visible esta dimensión: una boleta revela información remunerativa, un registro horario permite reconstruir patrones de presencia y ciertos mecanismos de control pueden incorporar información biométrica u otras categorías de datos personales cuya naturaleza exige mayores cautelas en su tratamiento.
Por ello, el debate excede la organización interna de archivos. Cada decisión de conservación supone mantener nombres, fechas, remuneraciones, jornadas, ausencias, descansos, sanciones, evaluaciones o elementos de control asociados a una persona.
En algunos casos, además, la información laboral permite elaborar perfiles sobre hábitos, ubicación, productividad o conducta, de modo que el tiempo de almacenamiento se convierte en una variable central para medir la proporcionalidad del tratamiento.
Desde el principio de limitación temporal, la conservación debe vincularse con una finalidad vigente. La obligación legal justifica mantener la información durante el plazo normativo: una controversia concreta o una necesidad determinada de defensa puede justificar una conservación adicional, pero la mera posibilidad abstracta de un litigio futuro no basta para sostener una política indiscriminada de almacenamiento.
En este punto, la casación bajo comentario ofrece una pauta útil para las políticas de retención documental. No basta clasificar documentos por área o por soporte físico o digital: cada categoría debería vincularse con una base normativa, una finalidad concreta y un plazo razonable. La conservación puede estar plenamente justificada si existe obligación legal, procedimiento en trámite, investigación, fiscalización o controversia identificable.
Fuera de esos supuestos, mantener información por mera prevención empieza a tensionar el principio de proporcionalidad y el deber de minimizar el tratamiento de datos personales.
Ello no implica que todos los documentos laborales estén sometidos al mismo plazo ni que deban eliminarse automáticamente al cumplirse 5 años. La 2 SDCYST precisa que los registros regulados por la Ley 29783 – Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, y su Reglamento se rigen por su normativa especial. La duración del almacenamiento debe determinarse, por tanto, según la categoría documental, la regla aplicable y la finalidad que justifica su conservación.
Desde una perspectiva empresarial, esto no impide diseñar matrices de conservación más detalladas. Por el contrario, exige distinguir documentos ordinarios de gestión laboral, documentos vinculados a obligaciones económicas, registros de asistencia, expedientes de seguridad y salud en el trabajo, información tributaria o previsional y documentación relacionada con litigios concretos.
Cada bloque puede responder a plazos distintos, pero todos deben tener una razón jurídica verificable y susceptible de ser revisada periódicamente.
5. Conclusión: hacia una conservación documental delimitada jurídicamente
El aporte de la Casación Laboral 3579-2025 La Libertad no se limita a fijar un plazo de archivo. Su utilidad radica en ordenar una relación que suele analizarse de manera fragmentada entre la prueba laboral, el cumplimiento de las obligaciones documentales y el tratamiento de datos personales.
Los criterios que brinda la 2 SDCYST generan certeza al empleador, pero también obligan a mirar con más cuidado los reclamos vinculados a periodos antiguos, en los que el trabajador deberá acudir a otros medios de acreditación si el documento requerido ya no se encontraba dentro del periodo obligatorio de conservación.
Vista así, la sentencia comentada nos deja un criterio particularmente relevante, pero también una advertencia: conservar documentos porque existe una obligación o una finalidad concreta, no es lo mismo que conservarlos indefinidamente, por si algún día resultan útiles.
El plazo de 5 años no extingue derechos ni elimina la actividad probatoria, pero sí delimita el deber documental y evita que las consecuencias procesales prolonguen indirectamente una obligación que la ley sometió a un límite temporal.
Por eso, toda política de conservación debería responder, al menos, tres preguntas:
- Qué documento/s se mantiene/n,
- Qué norma o finalidad lo justifica, y,
- Hasta cuándo subsiste esa razón jurídica.
En materia de documentación laboral y datos personales, decidir qué debe conservarse exige determinar también hasta cuándo existe una razón jurídica suficiente para hacerlo.
[1] https://actualidadlaboral.com/datos-personales-proceso-laboral-conservacion-indefinida-de-documentos-anotaciones-a-la-casacion-36773-2023-la-libertad/
[2] Hendrickx, F. (2022). Protection of workers’ personal data: General principles. ILO Working Paper 62. International Labour Organization.
Paolo Carrillo Lino
Abogado por la USMP
Especialista en Procesal Laboral y Administrativo Laboral
Miembro del Centro de Estudios de Derecho del Trabajo de la USMP
Asociado del Estudio Rodríguez Angobaldo
