Las empresas se encuentran en la obligación legal de resguardar los documentos derivados de la actividad empresarial a la cual se dedican; sin embargo, ¿cómo deben afrontar la sustracción, perdida o destrucción por siniestro, asalto u otros, de los libros y registros laborales susceptibles de generar obligaciones tributarias?
A continuación desarrollamos las acciones que deberán tomar las empresas al encontrarse en la situación descrita.
De acuerdo a la Resolución de Superintendencia 234-2006/SUNAT que establece las normas referidas a libros y registros vinculados a asuntos tributarios, respecto a tributos no prescritos, estos son las acciones que deben realizar:
- Se debe presentar la denuncia por parte del deudor tributario ante la
autoridad policial por la pérdida de los documentos ante la respectiva autoridad administrativa.
Sin embargo, dentro del plazo de 15 días hábiles la empresa debe comunicar a la SUNAT del hecho, mediante un escrito ingresado por mesa de partes. - Esta comunicación debe contener el detalle de los libros contables, registros, documentos y otros antecedentes, así como el periodo y/o ejercicio tributario correspondiente. Adicionalmente, cuando se trata de libros y registros vinculados a asuntos tributarios, se debe indicar la fecha en la cual fueron legalizados, el número de legalización, además de los apellidos y nombres del notario que efectuó la legalización o de ser el caso, el número del Juzgado en la cual se realizó la misma.
- Se deberá adjuntar la denuncia policial presentada por el deudor tributario señalando específicamente los hechos referidos a la pérdida o destrucción de documentos laborales como los libros de planillas, la declaración jurada de los trabajadores, etc.
Cabe señalar que no serán aplicables los documentos a los que hace referencia el Reglamento de Comprobantes de Pago (Resolución De Superintendencia 007-99-SUNAT), a estos se les aplicará el procedimiento dispuesto en dicho Reglamente, tales como:
- Facturas.
- Recibos por honorarios.
- Boletas de venta.
- Liquidaciones de compra.
- Tickets o cintas emitidos por máquinas registradoras.
- Los documentos autorizados en el numeral 6 del artículo 4.
- Otros documentos que por su contenido y sistema de emisión permitan un adecuado control tributario y se encuentren expresamente autorizados, de manera previa, por la SUNAT.
- Comprobante de Operaciones – Ley 29972.
- Ticket POS.
- Ticket Monedero Electrónico.
En ese sentido, de acuerdo al artículo 10 de la citada Resolución de la SUNAT, se otorgará el plazo de 60 días calendario para rehacer los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, tales como documentos y otros antecedentes mencionados anteriormente. Asimismo, solo por razones debidamente justificadas, se concederá un plazo mayor.
La SUNAT otorgará el plazo indicado, previa evaluación de los siguientes supuestos:
- La empresa deudora tributaria debe contar con la documentación necesaria que acredite los hechos que originaron la pérdida o destrucción.
- Los plazos se computarán a partir del día siguiente de ocurridos los hechos.
Finalmente, la SUNAT verificará que el deudor tributario efectivamente hubiese sufrido la pérdida o destrucción señaladas, en ese sentido, procede el plazo de 60 días calendario.
En el caso que sean falsos los hechos comunicados por el deudor tributario, la SUNAT podrá utilizar directamente los procedimientos de determinación sobre base presunta, tal como lo estipula el numeral 9 del artículo 64 del Código Tributario:
“Artículo 64.- SUPUESTOS PARA APLICAR LA DETERMINIACIÓN SOBRE BASE PRESUNTA
La Administración Tributaria podrá utilizar directamente los procedimientos sobre base presunta, cuando:
9. No se exhiba libros y/o registros contables u otros libros o registros exigidos por las Leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT aduciendo la pérdida, destrucción por siniestro, asaltos y otros”.
En ese sentido, recomendamos a las empresas siempre custodiar toda la documentación derivada de la actividad empresarial a la cual se dedican; no obstante, si se encuentran en la situación descrita, le recomendamos actuar conforme lo desarrollado.
