Con la promulgación de la Ley 29783 “Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo”, se establecieron diversos instrumentos orientados a la protección de los trabajadores frente a los riesgos de sufrir accidentes de trabajo y enfermedades ocupacionales por causa o con ocasión del trabajo; el empleador desempeñando su rol como garante de la seguridad y salud en el trabajo, debe ponerlos en práctica puesto que el objetivo central radica en evitar los daños a la salud de los trabajadores que puedan ser causados por agentes físicos, químicos, biológicos, ergonómicos mecánicos o psicosociales; asimismo, se debe tener en cuenta que todas estas acciones requieren de que puedan ser verificables, para todos los efectos legales.
En ese sentido, si se trata de acreditar la labor preventiva que ha sido delegada por Ley al empleador, los registros obligatorios del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo referidos por el Art. 33º del Decreto Supremo 005-2012-TR, son los documentos por excelencia, puesto que a través de éstos se podrá demostrar el cumplimiento de los objetivos que han sido propuestos por la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Los registros obligatorios del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante registros de SST), al ser ad solemnitatem, deben reunir ciertos requisitos para su validez, tales como:
- La estructura debe respetar el contenido mínimo propuesto por la Resolución Ministerial 050-2013-TR que aprueba los formatos referenciales de los registros obligatorios del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Deben ser aprobados por el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo, en sesión ordinaria y habiéndose dejado constancia en las actas de reuniones.
- Deben ser revisados periódicamente, por lo menos una vez al año.
Por tradición los registros de SST desde la promulgación de la Ley 29783, vienen utilizándose mediante formatos físicos, generándose así enormes volúmenes de documentación y por consiguiente, dificultando su administración, sobre todo si tomamos en cuenta los periodos de conservación que han sido establecidos normativamente, como es el caso de los registros de enfermedades ocupacionales que deben mantenerse por un periodo de veinte (20) años[1] o la facultad que tiene la Sunafil para llevar a cabo investigaciones y para requerir información en un rango de cuatro (4) años[2].
Para comprobar las dificultades que afrontan los servicios de seguridad en el trabajo de las empresas del sector agroindustrial, llevé a cabo una investigación en la región Ica a cuatro empresas productoras de uvas de mesa y cítricos para exportación; los resultados obtenidos nos brindan un panorama completo sobre los retos que se generan en las distintas fases del proceso, iniciando con la recopilación de información hasta su almacenamiento por los periodos establecidos por Ley. El método utilizado llevar a cabo el estudio ha sido el de cuestionario compuesto de siete preguntas que fueron enfocadas en los procesos inductivos[3] que regularmente se llevan a cabo al inicio de cada campaña de cosecha; asimismo, los desafíos que asume el servicio de seguridad y salud en el trabajo para el llenado de estos formatos y su posterior conservación. Las preguntas planteadas fueron las siguientes:
- ¿Cuántos trabajadores se suelen agrupar diariamente para llevar a cabo los procesos de inducción durante la temporada de cosecha?
- ¿Las inducciones se imparten a la totalidad de trabajadores ingresantes?
- ¿Cuántos trabajadores conforman el equipo encargado de impartir las inducciones a los trabajadores?
- ¿Cuál es el tiempo utilizado por cada trabajador para consignar sus datos personales y firma en los registros de capacitaciones?
- ¿Es frecuente encontrar casos de trabajadores analfabetos o con dificultades para la escritura que requieran de tu asistencia para el llenado de los registros de capacitación?
- ¿Se generan problemas en los procesos de almacenamiento de los registros físicos de capacitaciones?
- ¿Cuánto tiempo le toma ubicar los registros de capacitaciones con una antigüedad mayor a tres años?
A continuación, los resultados del estudio realizado:
El estudio demuestra la existencia de dificultades para la recopilación de información durante los procesos de inducción a los nuevos trabajadores y sobre todo, para el almacenamiento de los grandes volúmenes información documentaria generada durante esta práctica, máxime si tomamos en consideración que durante las campañas de cosecha, las empresas agrarias pueden llegar a contratar hasta 10,000 trabajadores en promedio; entonces surge la pregunta ¿Cuál podría ser la alternativa más fiable para la administración de los registros del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo?
Al respecto, el último párrafo del Art. 34º de la Ley 29783 establece que los documentos y registros del sistema de gestión pueden ser llevados por el empleador a través de medios físicos o digitales, asimismo, el Art. 35º del texto normativo antes citado, respecto a los plazos de conservación señala que los registros pueden administrados con un archivo activo durante los primeros (12) meses y luego pasan a un archivo pasivo para conservarlos durante los plazos establecidos por Ley, pudiéndose llevar estos archivos por medios físicos o digitales.
Queda claro que la norma admite el uso de las tecnologías para la emisión, tratamiento y conservación de los documentos y registros del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, siendo así, cabe la posibilidad de que las empresas puedan incorporar las tecnologías a sus procesos de recopilación de datos, por ejemplo, que los datos de los trabajadores puedan agregarse digitalmente en los registros de capacitación durante el desarrollo de las charlas, capacitaciones o inducciones, luego mediante la utilización de un lápiz óptico y pantalla táctil el trabajador podría insertar su firma electrónica en el registro digital, no obstante, cabe precisar que el sistema debe garantizar la fiabilidad respecto de la información contenida en los registros, sobre todo si cabe la posibilidad de que sean aportados como medio de prueba en procedimientos inspectivos o procesos judiciales.
Con relación al uso de la firma electrónica, la Ley 32434 a través de su Quinta Disposición Complementarias Finales, establece que la firma de los trabajadores en documentos laborales a través de medios digitales también se considera válida, de conformidad con lo dispuesto por la Ley 27269 “Ley de Firmas y Certificados Digitales”, disposición que concuerda con lo establecido por el Artículo 141º del Código Civil respecto a la manifestación de voluntad mediante el uso de medios digitales o electrónicos; consideramos que estas disposiciones deben ser puestas a conocimiento del trabajador mediante el contrato de trabajo, de preferencia.
Conclusiones
- La acción preventiva a cargo del empleador en su rol de garante de la seguridad y salud en el trabajo, debe ser demostrable, a través de la documentación y registros que integran en el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
- Los registros del sistema de gestión de SST deben cumplir con ciertos requisitos que han sido establecidos normativamente para lograr su validez; asimismo, se debe tener en cuenta los plazos de conservación que refiere el Art. 35º del DS 005-2012-TR.
- Es común observar que la administración de los registros del Sistema de Gestión de SST se lleve a cabo por medios físicos, generándose así enormes volúmenes de información durante los procesos de capacitación o inducción, sobre todo durante la temporada de cosecha en las empresas del sector agrario.
- La Ley 29783 admite el uso de las tecnologías para la administración de los documentos y registros del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, que de ser utilizadas correctamente y garantizando la fiabilidad de la información, se podría lograr la optimización de recursos, tanto en (i) los tiempos, relacionado a los procesos de recopilación de información durante el desarrollo de los programas formativos, (ii) de almacenamiento, mediante el uso de plataformas y/o sistemas de almacenamiento digitales y (iii) de recursos, disminuyendo considerablemente el uso del papel e impacto medio ambiental.
[1] Como lo establece el Art. 28º de la Ley 29783 y Art. 35º del Decreto Supremo 005-2012-TR.
[2] Como se precisa en el Art. 233º del TUO de la Ley 27444.
[3] El Glosario del Decreto Supremo 005-2012-TR, la define como la capacitación inicial dirigida a otorgar conocimientos e instrucciones al trabajador para que ejecute su labor en forma segura, eficiente y correcta; estas pueden ser de dos tipos: (i) inducción general y (ii) inducción específica.
Augusto Espinoza Pasquel
Abogado con estudios culminados de la maestría en Derecho del Trabajo de la USMP.
Asociado del área laboral del Estudio Muñiz.
Auditor MINTRA y experto en sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo.