Para aclarar este tema debemos remitirnos al Decreto Supremo Nº 004-2006-TR, denominado “Dictan disposiciones sobre el registro de control de asistencia y de salida en el régimen laboral de la actividad privada” el cual señala que “(…) todo empleador sujeto al régimen laboral de la actividad privada debe tener un registro permanente de control de asistencia, en el que los trabajadores consignarán de manera personal el tiempo de labores (…)” siendo importante señalar que, la propia norma señala que también deben registrar sus marcaciones las personas bajo modalidades formativas laborales, y personal destacado o desplazado por empresas intermediadoras o contratistas.
Esto nos lleva a la siguiente pregunta ¿De qué personal no está obligada la empresa a llevar un registro de control de asistencia? Al respecto la citada norma señala que, la empresa no está obligada a llevar un registro de control de: el personal de dirección, los que no se encuentran sujetos a fiscalización inmediata y los que prestan servicios intermitentes durante el día.
El registro de marcaciones debe contener la siguiente información:
- Nombre denominación y razón social del empleador.
- Número de registro único de contribuyente.
- Nombre y número de documento obligatorio de identidad del trabajador.
- Fecha, horas minutos del ingreso y salida de la jornada de trabajo.
- Hora y minutos fuera de la jornada de trabajo.
Un ejemplo:
- Nombre denominación o razón social: Sociedad Anónima SS.
- R.U.C.: 20501059786
- Nombre del trabajador y DNI: Jacinto Juárez Robles (45726666)
| Nº | (04) Fecha | (04) Hora de ingreso | (05) Salida refrigerio | (05) Retorno refrigerio | (04) Hora de salida |
| 1 | 01/02/2019 | 8:30:01 | 13:05:18 | 14:08:55 | 18:15:15 |
| 2 | 02/02/2019 | ||||
| 3 | 03/02/2019 | ||||
| 4 | 04/02/2019 | 8:20:01 | 12:59:48 | 14:08:55 | 18:15:15 |
| 5 | 05/02/2019 | 8:30:09 | 13:15:00 | 14:15:26 | 18:17:48 |
El registro de marcaciones se debe llevar por medio de un control de asistencias el cual puede tener soporte físico o digital, siempre que se tenga medidas de seguridad que lo protejan de adulteración, deterioro o pérdida.Además debe exhibirse en el lugar donde está el control de asistencia, el horario de trabajo vigente, la duración del refrigerio y la tolerancia de ser el caso.Este punto es importante, los empleadores están obligados de acuerdo al artículo 6º de la norma a guardar o conservar los registros de asistencia hasta por 5 años después de ser generados, lo que implica claro que el empleador guardará este registro por ese lapso de tiempo, es ese sentido surge la duda: ¿Qué pasa con el trabajador que quiere probar horas extra no pagadas en un periodo que supera el máximo que debe guardar el empleador este registro? Como sabemos en estos casos el trabajador casi siempre traslada la carga de la prueba al empleador y la mejor forma de probar las horas extra sería mediante este registro.Continuando con el tema, esta norma ha establecido una serie de presunciones las cuales son:
- El trabajador que este en el centro de trabajo fuera de la jornada laboral, se presume que está realizando horas extra, salvo prueba en contrario objetiva y razonable.
- Los empleadores deben adoptar medidas que faciliten el retiro inmediato de los
trabajadores una vez cumplido el horario de trabajo. - Si al trabajador a pesar de su negativa, se le impone trabajo en sobretiempo se configura una situación de trabajo impuesto sancionada por el Ministerio de Trabajo.
Para las entidades sector público sujetas al régimen laboral de la actividad privada esta norma entró en vigencia a partir del uno de enero de 2008 (artículo 1º del decreto supremo 021-2006-TR).El empleador debe poner a disposición el registro cuando lo soliciten:
- La Autoridad Administrativa de Trabajo.
- El sindicato respecto de los trabajadores que representa.
- A falta de sindicato el representante de los trabajadores.
- El trabajador sobre la información vinculada a su labor.
- La autoridad pública determinada por Ley.
Por último debemos señalar que, se puede impedir el registro de ingreso a un trabajador que llegue fuera del horario fijado como tolerancia al ingreso; sin embargo, si se permite su ingreso, se debe registrar su asistencia.Está prohibida toda disposición que establezca un registro de salida previo a la conclusión de labores.
