Mediante la Opinión 039-2020/DTN, emitida por la Dirección Técnico Normativa, se absuelve la consulta realizada por el Representante Legal Permanente de la Empresa China Railway N° 10 Engineering Group LTD Sucursal del Perú a través de la Carta CREC-NO.10-SP-2020-034 de fecha 06 de febrero de 2020, sobre la presentación de documentos provenientes del extranjero para la suscripción de un contrato.
Cabe señalar que, las consultas que absuelve el Organismo Técnico Especializado (OTE) son aquellas referidas al sentido y alcance de la normativa de contrataciones del Estado, planteadas sobre temas genéricos y vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Contrataciones del Estado y el anexo 2 del Reglamento.
Ahora bien, una de las consultas que se realiza es si, “(…) para suscribir el contrato el postor ganador de la buena pro debe presentar el original de los documentos que acrediten el requisito de calificación referidos a la capacidad técnica y profesional, y cuando estos se encuentran en idioma extranjero presentar su traducción también en original, ¿o es posible presentar copia simple de los mismos?”
Al respecto, el OTE ha señalado que de acuerdo con el numeral 49.3 del artículo 49 del Reglamento y literal e) del numeral 139.1 del artículo 139 del mismo cuerpo normativo, en el caso de consultoría y ejecución de obras, la revisión de los requisitos de calificación vinculados a la “capacidad técnica y profesional” es verificada por el órgano encargado de las contrataciones para la suscripción del contrato; además, en el capítulo II de la Sección Específica de las Bases Estándar para la contratación de consultoría y ejecución de obras se encuentran establecidos los requisitos para perfeccionar el contrato, señalándose entre otros, los siguientes: “p) Copia de los diplomas que acrediten la formación académica requerida del plantel profesional clave, en caso que el grado o título profesional requerido no se encuentre publicado en el Registro Nacional de Grados Académicos y Títulos Profesionales a cargo de la de la Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria – SUNEDU; q) Copia de (i) contratos y su respectiva conformidad o (ii) constancias o (iii) certificados o (iv) cualquier otra documentación que, de manera fehaciente demuestre la experiencia del personal que conforma el plantel profesional clave”.
En ese sentido, tratándose de obras y consultoría de obras, para la suscripción del contrato el postor adjudicado con la buena pro deberá presentar la copia de los documentos que acrediten la formación académica y experiencia del personal clave.
Si bien la normativa de contrataciones del Estado no señala que los documentos públicos o privados que provengan del extranjero, deben cumplir alguna formalidad en particular a efectos de ser presentados en el marco de un proceso de contratación, de debe tener en cuenta que el artículo 508 del Decreto Supremo 076-2005-RE, Reglamento Consular del Perú, establece que “para que un documento público o privado extendido en el exterior pueda surtir efectos legales en el Perú debe estar legalizado por los funcionarios consulares peruanos competentes, cuyas firmas deben ser autenticadas posteriormente por el área correspondiente de legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú”.
No obstante, el “Convenio de la Apostilla”, vigente en el Perú desde el 30 de setiembre del 2010, suprime la exigencia de legalizar los documentos públicos extranjeros, a efectos de que tengan valor en los países que forman parte de dicho convenio.
Ante ello, se advierte que, para que los documentos expedidos en el exterior tengan validez en el Perú deben estar legalizados por los funcionarios consulares peruanos y refrendados por el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú o, en el caso de documentos públicos emitidos en países que formen parte del Convenio de la Apostilla, bastará con que estos cuenten con la Apostilla de la Haya.
Por otro lado, también se pronunciaron respecto a la documentación que además de ser emitida en el extranjero se encuentren en idioma distinto al castellano, el numeral 59.1 del artículo 59 del Reglamento, establece lo siguiente: “(…) Cuando los documentos no figuren en idioma español, se presenta la respectiva traducción por traductor público juramentado o traductor colegiado certificado (…). El postor es responsable de la exactitud y veracidad de dichos documentos.”
Es decir, los documentos que acompañan a las expresiones de interés, a las ofertas y cotizaciones, en principio, deben presentarse en idioma español; de no ser así, deben presentarse acompañados de su respectiva traducción, la cual debe ser realizada por un traductor público juramentado o por un traductor colegiado certificado.
En cuanto a la posibilidad de presentar copia de las traducciones realizadas por traductor público juramentado o por un traductor colegiado certificado, la normativa de a de contrataciones del Estado no ha precisado si la traducción efectuada debe ser presentada necesariamente en original o si es posible que se presente copia de dicho documento.
Sin embargo, la Primera Disposición Complementaria Final del Reglamento, señala que, “en lo no previsto en la Ley y el Reglamento, son de aplicación supletoria las normas de derecho público y, sólo en ausencia de éstas, las de derecho privado.”
En atención a ello, cabe mencionar que el numeral 41.1 del artículo 41 de la Ley 27444, establece que las entidades están obligadas a recibir en vez de la documentación oficial, los siguientes documentos: “Copias simples en reemplazo de los originales o copias legalizadas notarialmente de tales documentos, acompañadas de declaración jurada del administrado acerca de su autenticidad. 5 (…) y tendrán el mismo valor que los documentos originales para el cumplimiento de los requisitos correspondientes a la tramitación de procedimientos administrativos seguidos ante cualquier entidad.”
Por tanto, en virtud de lo señalado líneas arriba, es posible que los postores presenten copias simples o legalizadas, acompañadas de la declaración jurada del administrado acerca de su autenticidad, en reemplazo del original de la referida traducción.
En ese sentido, se ha concluido que, a efectos de acreditar los requisitos de referidos a la formación académica y experiencia del personal clave, el postor adjudicado puede presentar copia de documentos públicos o privados extendidos en el extranjero, siempre que, previamente, dichos documentos hubiesen cumplido con todos los requisitos necesarios para dotarlos de validez en el Perú; además de cumplir, según corresponda, con las demás exigencias previstas en la normativa de contrataciones del Estado, como por ejemplo, la traducción en el caso de documentos expedidos en idioma distintos al castellano.
Descargar la Opinión 039-2020/DTN.