En el Informe 104-2019-MTPE/2/14.1 el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE) desarrolla con meridiana precisión las pautas que se deben de seguir para emitir, entregar y recepcionar documentos laborales mediante las tecnologías de información y comunicación, en dicho informe establece que para dichos trámites se debe considerar lo establecido en la Ley 27269, su reglamento (Decreto Supremo 052-2008-PCM) y el Decreto Legislativo 1310.
La ley 27269 en su artículo 1 define a la firma electrónica señalando:
Artículo 1.- Objeto de la ley
La presente ley tiene por objeto regular la utilización de la firma electrónica otorgándole la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita u otra análoga que conlleve manifestación de voluntad.
Entiéndase por firma electrónica a cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención precisa de vincularse o autenticar un documento cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita.
Establece el ámbito de aplicación en su artículo 2:
Artículo 2.- Ámbito de aplicación
La presente ley se aplica a aquellas firmas electrónicas que, puestas sobre un mensaje de datos o añadidas o asociadas lógicamente a los mismos, puedan vincular e identificar al firmante, así como garantizar la autenticación e integridad de los documentos electrónicos.
En su artículo 3 define a la firma digital como:
Artículo 3.- Firma digital
La firma digital es aquella firma electrónica que utiliza una técnica de criptografía asimétrica, basada en el uso de un par de claves único; asociadas una clave privada y una clave pública relacionadas matemáticamente entre sí, de tal forma que las personas que conocen la clave pública no puedan derivar de ella la clave privada.
El reglamento de la ley 27269, Decreto Supremo 052-2008-PCM, en su artículo 6, referente a la firma digital estable lo siguiente:
Artículo 6.- De la firma digital
Es aquella firma electrónica que utilizando una técnica de criptografía asimétrica, permite la identificación del signatario y ha sido creada por medios que éste mantiene bajo su control, de manera que está vinculada únicamente al signatario y a los datos a los que refiere, lo que permite garantizar la integridad del contenido y detectar cualquier modificación ulterior, tiene la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita, siempre y cuando haya sido generada por un Prestador de Servicios de Certificación Digital debidamente acreditado que se encuentre dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica, y que no medie ninguno de los vicios de la voluntad previstos en el Título VIII del Libro IV del Código Civil. (…)
El artículo 7 del reglamento, Decreto Supremo 052-2008-PCM, establece las
características de la firma digital:
Artículo 7.- De las características de la firma digital
Las características mínimas de la firma digital generada dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica son:
a) Se genera al cifrar el código de verificación de un documento electrónico, usando la clave privada del titular del certificado.
b) Es exclusiva del suscriptor y de cada documento electrónico firmado por éste.
c) Es susceptible de ser verificada usando la clave pública del suscriptor.
d) Su generación está bajo el control exclusivo del suscriptor.
e) Está añadida o incorporada al documento electrónico mismo de tal manera que es posible detectar si la firma digital o el documento electrónico fue alterado.
Asimismo, la ley 27269 y su reglamento admiten otras formas de firmas electrónicas, y así lo establecen en la Tercera Disposición Complementaria, Transitoria y Final de la Ley y en el artículo 1 del reglamento:
Ley 27269:
(…)
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS, TRANSITORIAS Y FINALES:
(…)
Tercera. – La autoridad competente podrá aprobar la utilización de otras
tecnologías de firmas electrónicas siempre que cumplan con los requisitos
establecidos en la presente ley, debiendo establecer el Reglamento las
disposiciones que sean necesarias para su adecuación.
Decreto Supremo 052-2008-PCM:
Artículo 1.- Del objeto
(..)
Reconociendo la variedad de modalidades de firmas electrónicas, la diversidad de garantías que ofrecen, los diversos niveles de seguridad y la heterogeneidad de las necesidades de sus potenciales usuarios, la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica no excluye ninguna modalidad, ni combinación de modalidades de firmas electrónicas, siempre que cumplan los requisitos establecidos en el artículo 2 de la Ley.
Sobre la posibilidad de utilizar firmas electrónicas en la suscripción de documentos laborales el Decreto Legislativo 1310 establece lo siguiente:
Artículo 3.- Simplificación para la emisión, remisión y conservación de documentos en materia laboral.
En la emisión, remisión y conservación de documentos en materia laboral, se autoriza el uso de tecnologías de la digitalización, información y comunicación para la sustitución de documentos físicos y firmas ológrafas, de acuerdo a las siguientes disposiciones:
3.1 En todo tipo de documentos laborales, el empleador puede sustituir su firma ológrafa y el sellado manual por su firma digital, conforme a lo regulado por el artículo 141-A del Código Civil; o, su firma electrónica, emitida conforme a lo regulado por la Ley 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales; así como hacer uso de microformas, conforme a lo regulado por el Decreto Legislativo 681.
A su vez el artículo 141-A de nuestro Código Civil, sobre la formalidad, establece lo siguiente:
Artículo 141-A.- Formalidad
En los casos en que la ley establezca que la manifestación de voluntad deba
hacerse a través de alguna formalidad expresa o requiera de firma, ésta podrá ser generada o comunicada a través de medios electrónicos, ópticos o cualquier otro análogo.
Tratándose de instrumentos públicos, la autoridad competente deberá dejar constancia del medio empleado y conservar una versión íntegra para su ulterior consulta.
De acuerdo a la normatividad vigente señalada, el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, en su informe 104-2019-MTPE/2/14.1 del 02 de setiembre de 2019 concluye lo siguiente:
a) De acuerdo con el Decreto Legislativo 1310, para la suscripción de documentos de índole laboral el empleador puede sustituir su firma manuscrita por su firma digital u otra modalidad de firma electrónica, siempre que cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 2 de la Ley 27269, es decir, i) que se pueda identificar y vincular al signatario, a fin de garantizar la autenticidad del documento suscrito u ii) que se preserve la integridad del documento, detectando cualquier modificación o alteración posterior (inalterabilidad).
b) En aplicación del artículo 141-A del Código Civil, es viable que – para la formalización por escrito del contrato de trabajo – la manifestación de la voluntad tanto del trabajador como del empleador pueda realizarse mediante el uso de la firma digital u otra modalidad de firma electrónica, según lo señalado en el párrafo precedente. (…).
c) (…)
d) Con relación a la entrega de documentos laborales electrónicos, consideramos viable que la notificación de tales documentos se vincule a la firma electrónica del trabajador en señal de recepción de los mismos. (…)
Puede descargar el 104-2019-MTPE/2/14.1 aquí.