I. Introducción: la ponderación previa
La Casación 36773-2023 La Libertad, emitida por la Cuarta Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria de la Corte Suprema, ha incorporado un nuevo criterio en materia probatoria -que ha sido calificado como doctrina jurisprudencial de obligatorio cumplimiento[1]-, al establecer que el vencimiento del plazo administrativo de conservación de los registros de asistencia no libera al empleador de su deber de colaboración procesal.
La sumilla (resumen) de la sentencia casatoria es la siguiente:
En una realidad sociolaboral caracterizada por la asimetría y la precariedad, el límite normativo de conservación de los registros de asistencia por el plazo de 5 años (dispuesto por normas de racionalización administrativa como el Decreto Legislativo 1310 y el Decreto Supremo 004-2006-TR), no constituye un supuesto de caducidad probatoria en el fuero judicial, ni exime al empleador de su ineludible deber de colaboración. Si el trabajador aporta prueba indiciaria sobre la prestación histórica de labores en sobretiempo, la negativa del empleador a exhibir los controles de asistencia amparándose en el transcurso del plazo legal de conservación documental, constituye una inconducta procesal que activa inexorablemente la presunción judicial del artículo 29 de la LPT a favor del laborante, debiendo el juzgador determinar el quantum bajo el Principio de Razonabilidad.
La premisa del fallo se cimenta sobre la finalidad protectora y tuitiva del Derecho Laboral, que parte de la idea de una desigualdad material entre trabajador y empleador (en este caso, del acceso o cercanía al material probatorio); sin embargo, la casación presentaría una omisión significativa, en la medida que desarrolla extensamente el deber de colaboración procesal, pero no analiza el impacto que dicho criterio produce sobre el derecho fundamental a la protección de datos personales.
En efecto, nos encontramos ante una encrucijada en la que la interpretación derivada de la (pretendida) doctrina jurisprudencial puede colocar al empleador en una situación de tensión con el régimen de protección de datos personales, al incentivar la conservación de información más allá de la finalidad que justificó originalmente su tratamiento.
La interrogante consiste en determinar si el deber de colaboración procesal puede justificar la conservación indefinida de datos personales o si, por el contrario, dicha obligación encuentra un límite en los principios que rigen el tratamiento de la información personal. Creemos que este fallo debió ponderar ambos derechos fundamentales y no privilegiar únicamente la eficacia probatoria del proceso laboral.
II. Datos personales: límites temporales
La Ley 29733, Ley de Protección de Datos Personales (LPDP) exige que todo tratamiento de datos personales respete, entre otros, los principios de finalidad, proporcionalidad y calidad. Estos principios no son meras reglas operativas, sino límites sustantivos al tratamiento de información personal.
En particular, el principio de calidad[2] exige que los datos se conserven solo durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que motivó su recopilación, descartando tratamientos innecesarios, desproporcionados o excesivos.
El Reglamento de la Ley (aprobado por el Decreto Supremo 016-2024-JUS), refuerza esta lógica al distinguir entre el bloqueo y la cancelación de los datos personales.
- El bloqueo permite reservar temporalmente la información cuando todavía resulta necesario determinar eventuales responsabilidades dentro del plazo de prescripción aplicable. Superada esa necesidad, corresponde la cancelación o supresión definitiva. Así, el propio régimen de protección de datos parte de una idea clara: la conservación indefinida es excepcional y no puede convertirse en regla general.
- La conservación documental no depende de la sola voluntad del empleador, sino de la existencia de una finalidad jurídicamente válida. Cuando esa finalidad se extingue, la permanencia de los datos deja de ser un tratamiento legítimo.
Desde esa perspectiva, mantener registros de asistencia, imágenes de videovigilancia o logs de acceso más allá de los plazos legalmente justificados puede constituir un tratamiento excesivo y afectar la autodeterminación informativa del titular.
Por ello, cuando la sentencia comentada considera que la falta de exhibición de documentos -cuyo plazo legal de conservación ya venció- configura una inconducta procesal, deja de lado una posibilidad relevante: que el empleador haya actuado precisamente conforme al régimen de protección de datos personales, que exige cancelar o suprimir la información una vez desaparecida la finalidad que legitimaba su tratamiento.
III. Omisión de confrontración normativa
La principal fisura del fallo no está en afirmar que el plazo no opera como regla de caducidad probatoria. Desde una mirada procesal, esa conclusión puede ser atendible. La dificultad surge cuando, a partir de esa premisa, el colegiado parece asumir que el empleador debía conservar los registros de asistencia durante varios años adicionales, sin analizar si esa exigencia era compatible (o no) con el régimen jurídico de protección de datos personales.
La sentencia no examina la LPDP, su Reglamento ni el contenido constitucional del derecho a la autodeterminación informativa. Esta omisión impide sostener que la decisión haya realizado una auténtica ponderación entre derechos fundamentales.
En vez de armonizar la tutela jurisdiccional efectiva con la protección de datos personales, el fallo termina proyectando un deber de conservación prácticamente indefinido, pese a que dicha obligación no aparece expresamente prevista en el ordenamiento jurídico.
Aceptar esta interpretación coloca al empleador ante un riesgo permanente:
- Si elimina los datos conforme al régimen de protección de datos personales, puede enfrentar consecuencias probatorias adversas;
- Si los conserva sin límite temporal, puede incumplir los principios que regulan el tratamiento de la información personal.
El resultado es una zona de incertidumbre jurídica que el propio sistema debería evitar, pues al emitir una sentencia se espera que el Poder Judicial realice una revisión, evaluación y confrontación previa de las normas u ordenamientos en conjunto, para brindar una solución que brinde paz social en justicia, como finalidad abstracta del proceso.
IV. Imposibilidad jurídica de la exhibición
Frente a la aplicación de la pretendida doctrina contenida en la casación comentada, la defensa del empleador debería orientarse hacia la invocación de la imposibilidad jurídica de exhibición.
En efecto, si la información fue suprimida en cumplimiento de la LPDP, no puede afirmarse sin más que exista inconducta procesal; antes bien, podría tratarse del cumplimiento estricto de un deber legal.
Bajo esta lógica, la imposibilidad jurídica de exhibición se presenta como una categoría distinta de la imposibilidad material o física, aplicable cuando la ausencia del documento deriva del cumplimiento de obligaciones en materia de protección de datos personales.
Para que esta defensa sea consistente, el empleador debería acreditar lo siguiente:
- Protocolos de borrado preexistentes: contar con documentos internos que regulen la retención y eliminación de datos, conforme a la LPDP.
- Finalidad cumplida: acreditar que, agotada la finalidad del tratamiento y vencidos los plazos que justificaban la conservación, ya no existía una base jurídica suficiente para mantener los datos personales del extrabajador.
- Principio de calidad: sostener que la conservación de los datos, una vez extinguida su finalidad, podría exponer a la empresa a contingencias (y sanciones) ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (ANPDP).
De acuerdo al artículo 188 del Código Procesal Civil, aplicable supletoriamente al proceso laboral, la finalidad de la prueba es acreditar los hechos expuestos por las partes para producir certeza en el Juez y fundamentar sus decisiones, pero consideramos que dicho objetivo no debería ir más allá de los parámetros específicos -en este caso, de fijación de plazos operativos- que establece nuestro ordenamiento jurídico. Todas las leyes deben ser ponderadas en una situación de igualdad de relevancia y respeto.
V. Impacto sancionador: riesgos cruzados
Como indicamos, el contenido de este criterio judicial genera que el empleador quede situado ante riesgos cruzados de considerable impacto económico: (i) si cumple con la LPDP y elimina los datos, puede enfrentar en sede judicial la aplicación de presunciones desfavorables vinculadas al pago de horas extras; (ii) si, por el contrario, decide conservar la información de manera indefinida, se expone a cuestionamientos ante la ANPDP por incumplir los principios que rigen el tratamiento de datos personales, con multas que pueden alcanzar hasta 100 UIT (S/ 550,000).
El plazo de prescripción de la acción laboral debería servir como referencia razonable para definir el periodo de conservación lícita. Una vez prescrita la acción y vencido el plazo administrativo correspondiente, la protección de datos personales exige cancelar o suprimir la información cuando ya no subsista la finalidad que justificaba su tratamiento.
La confrontación entre la casación comentada y el régimen conjunto de la NLPT y la LPDP genera un riesgo sistémico para el empleador que trasciende la mera controversia sobre la conservación documental. En la práctica, la sentencia amplía los efectos de los deberes de colaboración y facilitación probatoria previstos en la NLPT, obligando a las empresas a mantener registros laborales y datos personales durante períodos superiores a los previstos por ley, como mecanismo de autoprotección frente a futuras contingencias judiciales.
El empleador ya no solo enfrenta riesgos económicos derivados de una eventual condena por horas extras -sustentada en presunciones judiciales- sino costos de cumplimiento de mayores exigencias de gobernanza documental, incremento de gestión de ciberseguridad y posibles responsabilidades ante la ANPDP por la retención injustificada de información: la incertidumbre no se limita al ámbito probatorio, pues obliga a asumir riesgos corporativos derivados de la constante flexibilidad de los criterios judiciales en materia laboral.
VI. Conclusiones
A partir de la pregunta que origina este comentario, la respuesta -desde una perspectiva constitucional- debería ser negativa. El Poder Judicial puede exigir la conservación de datos personales solo cuando exista una base jurídica que legitime dicho tratamiento y mientras subsista la finalidad que justifica su conservación.
Lo que no resultaría admisible -desde nuestro punto de vista- es que, por vía jurisprudencial, el deber de colaboración procesal se convierta en una fuente autónoma de conservación indefinida de datos personales, pues ello excedería los límites impuestos por el régimen constitucional de protección de datos.
La protección del trabajador no puede alcanzarse vaciando de contenido otro derecho fundamental. La casación analizada revela una tensión normativa que lleva a comprometer la seguridad jurídica de las empresas. Creemos que el derecho a la protección de datos personales funciona como un límite temporal que el Poder Judicial no debería desconocer, bajo el argumento de facilitar la prueba.
En ese contexto, la LPDP no debe ser entendida como una excusa para eludir cargas procesales, sino como el sustento de una conducta diligente y ajustada a derecho. Solo mediante una ponderación real entre tutela jurisdiccional efectiva y autodeterminación informativa será posible alcanzar una justicia eficaz y, al mismo tiempo, respetuosa del marco constitucional de la privacidad de la información.
Como señala Posner (p. 407)[3], lo que evita que la judicatura descienda por el abismo de la justicia discrecional no guiada, que convertiría al derecho en algo tan incierto e impredecible que dejaría de ser derecho y pasaría a ser el ejercicio de poder político salvaje por políticos denominados jueces, es una fuerza principal que tiende a estabilizar la toma de decisiones judiciales: la existencia de un consenso ideológico limitado, específico de un ámbito o materia específica. De ahí la necesidad de un acuerdo integral de todas las Salas que ven temas laborales en la Corte Suprema.
(1) Cuando estamos ante temas de esta relevancia, correspondería que sean definidos por el pleno de los Jueces Supremos que conforman todas las salas en materia constitucional y social, sea por aplicación del artículo 112 de la Ley Orgánica del Poder Judicial (LOPJ), modificado por la Ley 31591, o por el artículo 40 de la Nueva Ley Procesal del Trabajo (NLPT).
(2) LPDP. Artículo 8.- Principio de calidad. Los datos personales que vayan a ser tratados deben ser veraces, exactos y, en la medida de lo posible, actualizados, necesarios, pertinentes y adecuados respecto de la finalidad para la que fueron recopilados. Deben conservarse de forma tal que se garantice su seguridad y solo por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento.
(3) Posner, R. (2011) Cómo deciden los Jueces. Madrid: Marcial Pons.
César Abanto Revilla
Abogado por la USMP. Maestría en Derecho del Trabajo por la UNIR (España). Docente en las Maestrías de Derecho del Trabajo de la USMP y la PUCP. Ex Procurador Público de SUNAFIL y el MTPE. Miembro de la SPDTSS y el ILTRASS. Socio del Estudio Rodríguez Angobaldo.
Paolo Carrillo Lino
Abogado por la USMP. Especialista en Procesal Laboral y Administrativo Laboral. Asociado del Estudio Rodríguez Angobaldo.