La incorporación de trabajadores a una empresa es un asunto que va más allá de un simple reclutamiento, firma de contrato e inicio de la prestación de servicios pues, tanto a nivel organizacional como normativo existen herramientas y disposiciones que debemos tener en cuenta para lograr un inicio adecuado de la relación de trabajo y que genere un valor agregado a la compañía.
Esta gestión de la incorporación de nuevos trabajadores se realiza desde la planificación de la convocatoria y va consolidándose a través de un acompañamiento del área encargada de la gestión del talento. En esta oportunidad brindaremos alcances en torno a estas etapas de la contratación:
a. Planificación de la contratación
En este punto debemos analizar los siguientes factores:
1. Puesto de trabajo vacante
1.1 Competencias
Se refiere a las habilidades, capacidades y conocimientos que se requieren para que una persona se desenvuelva de manera óptima en un puesto de trabajo. Son ciertas características y habilidades que se requieren para el nuevo puesto y son evaluadas en cada fase de la selección. Estas competencias harán que el nuevo colaborador pueda adaptarse sin problemas al puesto y pueda ir progresando en sus habilidades que vaya adquiriendo con el paso del tiempo.
1.2 Funciones
Las funciones que va a cumplir el nuevo colaborador están establecidas en un manual de organización o descripción de puestos de la organización, es por ello por lo que la persona encargada de llevar la contratación tendrá que entregar una copia de estas funciones y normativas que tienen como finalidad llevar las acciones de cada colaborador hacía las metas y objetivos que tiene la organización.
No olvidemos que, de acuerdo con nuestra normatividad1, el empleador debe analizar y agrupar los puestos de trabajo en cuadros de categorías y funciones que se sustenten en criterios objetivos, pues ello servirá de base para una determinación de las remuneraciones al interior de la compañía.
1.3 Factores de riesgo
De conformidad con las normas de seguridad y salud en el trabajo, es tanto un derecho de los trabajadores, como obligación de los empleadores, realizar un análisis de los factores de riesgo vinculados a la prestación de servicios2.
Si se trata de un nuevo puesto de trabajo, es imprescindible realizar un análisis de los factores de riesgo a los cuales se encuentra asociado, en tanto que, si nos encontramos ante un puesto ya existente en el organigrama de la compañía, no debemos olvidar su constante revisión y actualización.
1.4 Remuneración
En este análisis, será importante conocer con claridad la naturaleza de los conceptos económicos que se emplearán para retribuir los servicios del nuevo trabajador y, con ello, no sólo nos referimos a la determinación si el pago se efectuará en función de una remuneración “fija” o “básica” o si también se incluirá una remuneración variable, sino también, a si dentro de dichos ingresos que percibirá el trabajador emplearemos conceptos “remunerativos” o también los “no remunerativos”.
De acuerdo con nuestra normatividad, los conceptos que tienen el carácter de remunerativos sirven como base de cálculo para el pago de beneficios sociales y de aportes de la seguridad social; en tanto que existirán otros conceptos que, a pesar de reflejar un ingreso económico para el trabajador, se encuentran excluidos del “carácter remunerativo”, para lo cual deberá atenderse a las condiciones previstas para cada uno de ellos en los artículos 19° y 20° de la Ley de CTS.3
De otro lado, un aspecto que no debemos perder de vista es que nuestro sistema normativo exige que las políticas remunerativas que se implementen en la compañía no deben contener factores subjetivos o que decanten en una discriminación directa o indirecta por razón de sexo. Las diferencias remunerativas pueden justificarse en criterios como la antigüedad, el desempeño, la negociación colectiva, la escasez de oferta de mano de obra calificada para un puesto determinado, el costo de vida, la experiencia laboral, el perfil académico o educativo, el desempeño, el lugar de trabajo u otros elementos, pero en todos los casos se requiere contar con una evidencia objetiva.
El dinero que recibirá el trabajador con motivo de la prestación de sus servicios es un aspecto que no sólo es relevante en la evaluación del presupuesto de la compañía sino, también nos permite conocer a cuál será el grupo objetivo al que estará dirigido nuestra convocatoria.
2. Tipo de contratación
2.1. A plazo indefinido
El esquema legal de la contratación laboral4 tiene una preferencia por este tipo de contratación pues brinda facilidades para que tanto la Autoridad de Trabajo como la Judicial, puedan determinar la existencia de una relación laboral a partir de la concurrencia de tres elementos esenciales:
- Ejecución de servicios a favor del empleador.
- Pago de la remuneración por dicha ejecución.
- Que la ejecución de los servicios esté sujeta a las condiciones, supervisión y sanción previstas por el empleador
Si por algún motivo la empresa decide adoptar una forma de contratación no laboral, a pesar de la concurrencia de los elementos antes mencionados, mantendrá una contingencia de orden administrativo y judicial pues al tratarse de un fraude, dichas instancias tomarán una decisión sobre la base de lo que ocurrió en los hechos y no, en los documentos o contratos aun cuando el trabajador los hubiere suscrito.
De otro lado, si bien la normativa establece la posibilidad de que este tipo de contrataciones sean verbales, en la realidad ello no es recomendable, debido a que la suscripción de un contrato de trabajo permite que ambas partes tengan claridad sobre las reglas de juego de la relación laboral, así como también permite cumplir con mayor facilidad, obligaciones de carácter normativo5 y regular situaciones que brindarán flexibilidad y seguridad al desarrollo de las relaciones de trabajo, como sucede, con los pactos de confidencialidad sobre las aplicaciones e información a la cual se tenga acceso con motivo de la prestación de servicios o, la posibilidad de implementar un traslado geográfico del trabajador.
2.2 A plazo fijo
Esta es la forma de contratación más recurrente en las relaciones laborales, pero, no por ello, la mejor empleada. Como se indicó, la legislación da preferencia a una contratación a plazo indefinido, por lo que, la contratación temporal (“a plazo fijo”) posee requisitos cuya inobservancia convierte la relación laboral a una de tiempo indefinido.
Son tres los aspectos medulares que debemos tener en cuenta en una contratación temporal:
- El contrato necesariamente debe ser por escrito y, aunque suene evidente, debe contar con la firma del trabajador.
- Debe existir una “causa objetiva”, es decir, la contratación debe sujetarse a uno de los 9 tipos de contratos temporales previstos por la Ley, entre los que se encuentran: el inicio o incremento de actividades, de temporada, suplencia, por obra determinada o servicio específicos, entre otros.
- El tiempo de contratación de no debe exceder el plazo máximo que, en términos generales, es de 5 años.
Cada tipo de contrato tiene una exigencia distinta, por lo que es importante que en la redacción del documento esta sea descrita de forma clara y precisa. Dependiendo del tipo de contratación existirán algunas en donde la ejecución de servicios permanentes de la empresa no conllevará a la desnaturalización del contrato modal (p.e. incremento de actividades o de suplencia), pero en otras modalidades como la del servicio específico, sí se debe tener especial cuidado en la ejecución de la contratación.
2.3 Período de prueba
La delimitación del período de prueba también es una herramienta importante pues se trata de un período de evaluación tanto de las habilidades técnicas como de las habilidades blandas (soft skills) del trabajador.
A nivel normativo se establece como regla general que este período es de 3 meses, por lo que su anulación o ampliación, requiere de un pacto escrito.
La ampliación puede realizarse hasta por 6 meses si se trata de un trabajador calificado o de confianza o, hasta 12 meses, si nos encontramos ante uno de dirección.
b. Convocatoria del nuevo puesto
La búsqueda de un nuevo colaborador es conocida como el proceso de Reclutamiento, la cual empieza por la creación del perfil del postulante para el puesto solicitado en base a experiencia, capacidad, destrezas, valores y actitudes que nos gustaría que posea. Son competencias y características específicas que deben cumplir los candidatos al puesto.
Cuando se apertura un proceso de selección para un puesto determinado, el departamento de Recursos Humanos tiene dos alternativas: reclutamiento interno o externo. Dependiendo de las funciones, competencias y características que requiera el puesto.
El proceso de reclutamiento permite conocer a muchas personas y sus habilidades a través de distintas fases que conlleva este proceso, lo cual permite al encargado de llevar la selección, a identificar las competencias y características requeridas.
Desde el punto de vista normativo, no debemos perder de vista que las convocatorias laborales no deben contemplar criterios discriminatorios6, lo cual podría generar contingencias administrativas que pueden ser iniciadas incluso de oficio por SUNAFIL, o judiciales, a través de una demanda por daños y perjuicios en favor del postulante que acreditó la discriminación y el daño que se habría generado.
Finalmente, si la empresa cuenta con más de 50 trabajadores (en promedio en el año), se encuentra sujeta a la cuota de empleo de personas don discapacidad, por lo que es importante que las convocatorias no cuenten con elementos o indicaciones que impidan su postulación, a menos que se cuente con una justificación.7
c. Selección de personal
El proceso de selección de personal es un trámite extenso y exigente debido a que sigue distintas fases para llegar a obtener el talento deseado. En este proceso se evalúan aspectos como las necesidades corporativas, el perfil deseado, el desarrollo de cada fase y el seguimiento de la contratación. Cerrar de una manera exitosa un proceso de selección depende de muchos factores que van más allá del propio candidato, un claro ejemplo es la experiencia y habilidad del reclutador. Esto es importante ya que es clave hacer contrataciones que hagan crecer a la empresa, conseguir candidatos que superen el promedio en lo que corresponda a las funciones y se adapte con facilidad al clima organizacional de cada organización, estos detalles marcarán la diferencia con el paso del tiempo.
d. Ingreso
1. Aspectos normativos
El inicio de la relación laboral el empleador debe cumplir, en líneas generales, con las siguientes obligaciones:
- Entregar copia del contrato de trabajo.
- Entregar de información sobre política salarial existente en la empresa.
- Entregar información sobre sistema previsional al cual se acogerá.
- Generar alta del trabajador en el T-Registro y entregar una copia de una constancia de ello.
- Contratar un seguro de vida-ley para el trabajador.
- Brindar recomendaciones de seguridad y salud en el trabajo.8
- Entregar información sobre las normas de prevención de hostigamiento sexual.
- Entregar o poner a disposición el Reglamento Interno de Trabajo de la empresa y Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo
2. Inducción y OnBoarding
¿En qué consisten?
Es importante recordar que toda persona que comienza un nuevo camino profesional tiene expectativas, ambiciones y sentimientos de emoción; sin embargo, al mismo tiempo puede experimentar incertidumbre y un poco de temor ante el nuevo reto tanto en lo laboral como la aceptación del equipo de trabajo.
En sentido similar, desde el punto de vista de la compañía también existen expectativas en torno al desempeño e integración del nuevo personal, buscando su rápida incorporación a los procedimientos de trabajo y cultura organizacional.
La inducción tiene una finalidad esencialmente informativa que ayudará al colaborador en los primeros días en la organización y se lleva en actividades de corto plazo. Sin dudas es un proceso relevante pues a través de ello, el trabajador puede conocer los reglamentos y lineamiento que tiene la compañía, así como la cultura organizacional y es una primera aproximación para generar un sentido de pertenencia con el equipo de trabajo en donde se desenvolverá.
Por otro lado, el OnBoarding es un proceso progresivo que diseñado con la finalidad de ayudar a los colaboradores a realizar con éxito su integración a la empresa y su adaptación en su nueva etapa profesional, para lo cual no será suficiente conocer los lineamientos o políticas de la compañía.
Si bien podemos adoptar algunos elementos de la inducción tradicional, la forma de implementación en la organización debe generar una experiencia en el usuario que facilite el conocimiento de la compañía, agilice su integración y permita alcanzar el estándar de productividad esperado.
Los aspectos que, en líneas generales debemos tener en consideración para una integración exitosa, son:
- Bienvenida
- Documentos para la contratación
- Información de la empresa y su cultura organizacional
- Políticas y lineamientos de la organización
- Descripción del puesto de trabajo
- El equipo de trabajo
- Aprendizaje y capacitaciones
- Evaluación del desempeño
Este programa busca impactar en la experiencia de los nuevos ingresos, en su encuentro con la organización mientras que la inducción funciona más como una capacitación. Se construye todo un programa para lograr que el nuevo empleado logre desempeñarse de forma eficiente en sus funciones y tenga todas las herramientas necesarias (espacios, plataformas, conocimiento, etc.) para integrarse rápidamente al trabajo y familiarizarse con la empresa y su cultura.
¿Qué esperar de este procedimiento?
Aplicar correctamente el proceso de OnBoarding, generará como resultado:
a. Que el nuevo personal se sienta bienvenido en la organización
b. Que tenga un conocimiento claro sobre los procesos dentro de la organización y sus actividades
c. Conocimiento de los valores y compromiso con objetivos de la compañía.
d. Conocimiento e interiorización de la cultura organizacional de la empresa.
Al realizar este programa, lograremos que los nuevos miembros del equipo creen una buena relación con sus colegas y superiores en el poco tiempo. De esta manera se genera un sentido de pertenencia en la empresa para lograr una integración natural y exitosa.
Consejos
- Busca generar una experiencia positiva en el trabajador desde su ingreso.
- Involucrar al líder del equipo o la persona con quien trabajará directamente.
- En caso de trabajo presencial, realizar la presentación del trabajador por las oficinas de la compañía o con el equipo de trabajo. En los supuestos del trabajo remoto, utilizar las plataformas para una reunión con la finalidad de presentarlo con el equipo y tratar aspectos generales del trabajo colaborativo.
- Realizar seguimiento a la integración tanto a través de entrevistas con el nuevo colaborador y líder del equipo.
1 Ley 30056 y el Decreto Supremo 2-2018-TR.
2 Ley 29783 – Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3 TUO del Decreto Legislativo 650, aprobado por el Decreto Supremo 1-97-TR.
4 Art. 4 del Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo 728: “En toda prestación personal de servicios remunerados y subordinados, se presume la existencia de un contrato de trabajo a plazo indeterminado.”
5 Como por ejemplo ocurre con las recomendaciones de seguridad y en el trabajo, que nos exige la Ley 29783 y su reglamento.
6 Ley 26772
7 Ley 29973
8 Pueden incluirse en contrato de trabajo o en un convenio adicional en case se trate de un contrato indefinido y verbal.
Abraham Magán Jaén
Psicólogo Organizacional
Elías Munayco Chávez
Asociado Senior del Estudio Payet, Rey, Cauvi, Pérez Abogados